Recruitment Privacy Policy

Privacy policy – Recruitment – Linkurious

1. Why this policy?

When you apply for a position with our company, we may ask you to provide us with personal data about yourself. Personal data refers to any data that enables an individual to be identified directly or indirectly.

This policy applies to all members of our staff, understood as all employees, trainees, temporary workers or any person hired to carry out an assignment on behalf of our company.

The purpose of this policy is to inform you about the means we use to collect and use your personal data, in strict compliance with your rights. In this respect, we inform you that we comply, in the collection and management of your personal data, with Law No. 78-17 of 6 January 1978 relating to information technology, files and freedoms, in its current version, as well as with the General Data Protection Regulation No. 2016/679 of 27 April 2016.

2. Who processes your data?

The person who makes the decision to collect and use your personal data is the company LINKURIOUS, a French joint stock company (société par actions simplifiée), registered with the Commerce and Business Registry of Paris with registry number 790 680 706, whose head office is located at 66 rue Marceau, 93100 Montreuil, France (hereinafter “us” or « we »).

3. Which data is processed?

As part of the recruitment process in which you have chosen to participate, we collect the following data:

information enabling you to be identified: birth name, married name, forenames, photograph, gender, nationality, date and place of birth, e-mail address, postal address, telephone number, etc.;
information about your training and career: diplomas and training certificates, foreign languages spoken, curriculum vitae (detailing your professional experience and any further training), covering letter;
information relating to the recruitment process: minutes of interviews with our human resources department and/or our recruitment agency and/or operational staff, letters of recommendation, assessments and assessment results, etc.;
any information you choose to give us: in particular, your marital status, driving licence, disability status and degree of invalidity.

This information is collected either:

directly to the applicant:
- who send us their curriculum vitae and all the details of their application by the means of their choice (email, post, application platform); ;
- during job interviews and/or assessment tests;
indirectly through:
- external recruitment agencies,
- professional social networks, professional classified ad websites;
- contacts with the applicant's former employers;
- our employees by co-option.

4. Why do we process your data?

Your personal data is collected and used for one or more of the following purposes (purposes):

Receipt and registration of applications;
Managing applications to assess the candidate's suitability for the position offered and monitoring the recruitment process;
Response to job and work placement applicants;
Creation of a file of potential candidates for future recruitment and retention of curriculum vitae;
Management of recruitment-related disputes;
Management of requests to exercise your rights in relation to the protection of your personal data;

The data we ask you to provide during the recruitment process must be filled in. Otherwise, we will not be able to consider your application. Any other additional information that you may provide is voluntary.

Finally, we would like to point out that we never use your data to make automated decisions about you.

5. How we justify the collection and use of your data?

We can only use your data if the law allows us to do so. In this context, the legislator has provided for six cases in which the use of data is justified (called "legal bases"). The use of your personal data is always based on one of these six legal grounds.

The use of your data as part of our recruitment processes (purposes (i) and (iii) above) is necessary for the performance of pre-contractual measures and the establishment of the contractual relationship between us and applicants for employment or a traineeship, and is not subject to your prior consent.

The use of your data to build up a CV database or to manage any disputes (purposes (iv) to (vi) above) is justified by our legitimate interests and is not subject to your prior consent.

For any use of your data that is not provided for in this charter, we will seek your consent before any new use of your data where this is necessary. If your consent is not required, we will nevertheless inform you before implementing this new processing.

6. To whom your data is communicated?

Your data will be communicated only to the persons responsible for managing the recruitment (HR department, head of the department in which the position is open), as well as to any technical subcontractors (publisher of our business tool, server host). In the event of a dispute, your data may also be communicated to court officers (lawyers), ministerial officers (clerks, court commissioners) or magistrates..

All recipients undertake to ensure the strictest confidentiality of your personal data in their possession. They will have access to your data only to the extent strictly necessary for the performance of their respective tasks. In addition, any sub-contractors we may have will only act on our instructions for the sole purpose of carrying out the tasks we have entrusted to them.

We also inform you that your data will not be sold, rented or transferred to third parties, subsidiaries or partners without your prior consent. However, you are informed that we reserve the right to communicate your data to third parties in a fully anonymised and aggregated form, i.e. in a form that does not allow you to be identified in any way whatsoever.

7. How long is your personal data is kept?

Your data will only be kept for as long as is strictly necessary for the purpose for which it was collected. In any case, your personal data will not be kept beyond this period.

Your personal data will be kept for the following periods:

If your application is successful and you sign an employment contract with us, your personal data collected during the recruitment process is retained for the duration of your employment contract. At the end of your contract, your data is archived in a dedicated database for a further 5 years, to enable us to defend our interests in the event of a dispute.
If your application is unsuccessful, your personal data collected during the recruitment process will be kept for a period of 2 years from the last contact with you. At the end of the recruitment process, we will inform you of your option to request the destruction of your file. In this case, your data will be kept in archive form for a period of two (2) years after the last contact we have had with you, to enable us to defend our interests in the event of a dispute.

8. Security

We inform you that we take all necessary precautions, as well as all appropriate organisational and technical measures to preserve the security, integrity and confidentiality of your personal data and, in particular, to prevent them from being distorted, damaged or accessed by unauthorised parties

9. Where is your data hosted?

We inform you that your data are kept and stored for the duration of their retention on the company's servers Recruitee B.V. and Google Ireland, located in the European Union (Ireland, Netherlands, Germany, Belgium, Poland, Denmark).

10. How can you access the personal data we hold about you?

You have the right to access your personal data in order to obtain communication and, if necessary, rectification or deletion, by sending us a letter to:

Email address : dpo@linkurious.com
Postal address : Linkurious, Attn: DPO, 66 rue Marceau, 93100 Montreuil, France

We also remind you that any person may, on legitimate grounds, request the restriction of the processing of data concerning him or her or object to such processing.

We inform you that in the event of rectification or deletion of your personal data, as well as limitation of processing, carried out following a request from you, we will notify the persons to whom we have communicated your data of such changes, unless such communication proves impossible.

11. Portability of your personal data

You have a right to the portability of the personal data you have provided to us in the context of the recruitment process. We remind you that this right does not apply to data collected and processed on a legal basis other than consent or the performance of the contract binding us, and in particular to data collected in our legitimate interest.

This right can be exercised free of charge, at any time, in order to recover and retain your personal data.

In this context, we will send you your personal data, by any means deemed useful, in an open standard format commonly used and readable by machine, in accordance with the state of the art.

12. Complaining to a supervisory authority

You are also informed that you have the right to lodge a complaint with the Commission Nationale Informatique et Libertés if you consider that the processing of your personal data, which is the subject of this policy, constitutes a violation of the applicable texts.

This recourse may be exercised without prejudice to any other recourse before an administrative or judicial jurisdiction. Indeed, you also have the right to an effective administrative or judicial appeal if you consider that the processing of your personal data, which is the subject of this Charter, constitutes a violation of the applicable texts.

13. Communication regarding personal data breach

If we become aware of a security breach in the processing of your data that could result in a high risk to your rights and freedoms, we will inform you as soon as possible. At that time, we will detail the nature of the breach and the measures put in place to put an end to it.

14. Modifications

We reserve the right, at our sole discretion, to modify all or part of this charter at any time. These modifications will come into force as from the publication of the new charter, which will be notified to you by any means deemed useful.

15. Entry into force

This policy is entered into force the 17th July, 2023

Politique de protection des données personnelles – Recrutement – Linkurious

1. Pourquoi cette charte ?

Lorsque vous candidatez à un poste au sein de notre entreprise, nous pouvons être amenés à vous demander de nous communiquer des données personnelles vous concernant. Une donnée personnelle désigne toutes les données qui permettent d’identifier un individu directement ou indirectement.

Cette charte a pour objet de vous informer sur les moyens que nous mettons en œuvre pour collecter et utiliser vos données personnelles, dans le respect le plus strict de vos droits.

Nous vous indiquons à ce sujet que nous nous conformons, dans la collecte et la gestion de vos données personnelles, à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, dans sa version en vigueur, ainsi qu’au Règlement général de protection des données n°2016/679 du 27 avril 2016.

2. Qui collecte vos données ?

La personne qui prend la décision de collecter et utiliser vos données personnelles est la société Linkurious, société par actions simplifiée, inscrite au Registre du commerce et des sociétés de Bobigny sous le numéro 790 680 706, dont le siège social est situé 66 rue Marceau – 93100 Montreuil (dénommée dans le cadre des présentes « Nous »).

3. Quelles données sont collectées ?

Dans le cadre du processus de recrutement auquel vous avez choisi de participer, nous collectons les données suivantes :

informations permettant votre identification : nom de naissance, nom d’époux(-se), prénoms, photographie, sexe, nationalité, date et lieu de naissance, adresse e-mail, adresse postale, numéro de téléphone;
informations relatives à votre formation et votre carrière : diplômes et certificats de formation, langues étrangères parlées, curriculum vitae (détaillant votre expérience professionnelle et éventuellement la formation continue), lettre de motivation;
informations relatives au processus de recrutement : comptes rendus d’entretiens avec notre service de ressources humaines et/ou notre agence de recrutement et/ou les opérationnels, lettre de recommandation, évaluations et résultats d’évaluation ;
toutes informations que vous choisirez de nous communiquer : et notamment, votre situation matrimoniale, l’obtention du permis de conduire, situation de handicap et taux d’invalidité.

Ces informations sont collectées soit :

directement auprès du candidat :
- qui nous communique son curriculum vitae et l’ensemble des éléments de sa candidature par le moyen de son choix (email, courrier postal, plateforme de candidature) ;
- lors des entretiens d’embauche et/ou tests d’évaluation ;

indirectement par l’intermédiaire :

- de cabinets de recrutement externes,
- de réseaux sociaux professionnels, de sites internet de petites annonces professionnelles ;
- des contacts avec d’anciens employeurs du candidat ;
- de nos employés par cooptation.

4. Pourquoi nous collectons vos données personnelles ?

Vos données personnelles sont utilisées pour répondre à une ou plusieurs des objectifs suivants (finalités) :

Réception et enregistrement des candidatures ;
Gestion des candidatures pour évaluer l’aptitude du candidat à occuper le poste proposé et suivi du process de recrutement ;
Réponse aux candidats à un emploi ou un stage ;
Constitution d’un fichier de candidats potentiels pour de futurs recrutements et conservation du curriculum vitae ;
Gestion du contentieux lié au recrutement ;
Gestion des demandes d’exercice de vos droits au titre de la protection de vos données personnelles ;

Les données que nous vous demandons de nous communiquer pendant le processus de recrutement doivent obligatoirement être renseignées. A défaut, nous ne pourrons pas étudier votre candidature. Toutes les autres données complémentaires que vous nous communiquez spontanément le sont de votre propre fait et sont facultatives.

Nous précisons que nous n’utilisons jamais vos données pour prendre des décisions automatisées vous concernant.

5. Comment nous justifions l’utilisation de vos données ?

Nous ne pouvons utiliser vos données que si la loi nous autorise à le faire. Dans ce cadre, le législateur a prévu six cas de figure dans lesquels l’utilisation des données est justifiée (appelés « bases légales »). L’utilisation de vos données personnelles se base toujours sur l’une de ces six bases légales.

Ainsi, l’utilisation de vos données dans le cadre de nos processus de recrutement (finalités (i) et (iii) ci-dessus) est nécessaire à l’exécution de mesures précontractuelles et à l’établissement de la relation contractuelle entre nous et les candidats à un emploi ou un stage, et n’est pas soumise à l’obtention préalable de votre consentement.

L’utilisation de vos données pour la constitution d’une CVthèque ou la gestion d’un éventuel contentieux (finalités (iv) à (vi) ci-dessus) est quant à elle justifiée par notre intérêt légitime, et n’est pas non plus soumise à l’obtention préalable de votre consentement.

Pour toute utilisation de vos données qui ne serait pas prévue par la présente charte, nous solliciterons votre consentement avant toute nouvelle utilisation de vos données lorsque c’est nécessaire. Si votre consentement n’est pas nécessaire, nous vous informerons néanmoins préalablement à la mise en œuvre de ce nouveau traitement.

6. A qui sont communiquées vos données ?

Vos données seront communiquées aux seules personnes chargées de la gestion du recrutement (service RH, responsable du service dans lequel le poste est ouvert), ainsi qu’à nos sous-traitants techniques éventuels (éditeur de notre outil métier, hébergeur des serveurs). Dans le cas d’un contentieux, vos données pourront également être communiquées à des auxiliaires de justice (avocat), des officiers ministériels (greffier, commissaire de justice) ou des magistrats.

L’ensemble des destinataires s'engage à assurer la plus stricte confidentialité des données personnelles vous concernant en leur possession. Ils auront accès à vos données dans la stricte mesure nécessaire à l’exécution de leurs missions respectives. Par ailleurs, nos sous-traitants éventuels agissent uniquement sur nos instructions pour la seule exécution des missions que Nous leur confions.

Nous vous informons par ailleurs, que vos données ne seront pas vendues, louées ou transférées à des tiers, filiales ou partenaires sans votre accord préalable. Cependant, vous êtes informés que nous nous réservons la possibilité de communiquer à des tiers vos données entièrement anonymisées et sous forme agrégée, c’est-à-dire dans une forme ne permettant pas de vous identifier, de quelque manière que ce soit.

7. Pendant combien de temps sont conservées vos données personnelles ?

Vos données personnelles ne sont conservées que pour la durée strictement nécessaire à leur utilisation en fonction de l’objectif pour lequel elles ont été collectées. Dans tous les cas, vos données ne seront pas conservées au-delà de cette durée.

Ainsi, vos données personnelles sont conservées pour les durées suivantes :

Si votre candidature est retenue et que vous signez un contrat de travail avec nous, vos données personnelles collectées lors du processus de recrutement sont conservées pendant toute la durée de votre contrat de travail. A la fin de votre contrat, vos données sont archivées dans une base dédiée pendant 5 années supplémentaires, pour nous permettre de défendre nos intérêts en cas de contentieux.
Si votre candidature n’est pas retenue, vos données personnelles collectées lors du processus de recrutement sont conservées pendant une durée de 2 ans à compter du dernier contact avec vous. A la fin du processus de recrutement, nous vous informerons de votre possibilité de demander la destruction de votre dossier. Dans cette hypothèse, vos données seront conservées sous forme d’archive pendant une durée de deux (2) ans après le dernier contact que nous aurons eu avec vous, pour nous permettre de défendre nos intérêts en cas de contentieux.

8. Sécurité

Nous vous informons prendre toutes précautions utiles, mesures organisationnelles et techniques appropriées pour préserver la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de vos données à caractère personnel et notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

9. Où sont stockées vos données personnelles ?

Nous vous informons que vos données sont conservées et stockées, pendant toute la durée de leur conservation sur les serveurs des sociétés Recruitee B.V. et Google Ireland, situés dans l’Union Européenne (Irlande, Pays-Bas, Allemagne, Belgique, Pologne, Danemark).

Vos données ne feront l’objet d’aucun transfert en dehors de l’Union européenne dans le cadre de l’utilisation des services que nous vous proposons.

10. Comment accéder à vos données personnelles ?

Vous disposez du droit d’accéder à vos données pour en obtenir la communication et si nécessaire, en obtenir, la rectification ou l’effacement. Vous pouvez vous adresser à :

adresse de courrier électronique : dpo@linkurious.com
adresse de courrier postal : Linkurious, Attn: DPO, 66 rue Marceau, 93100 Montreuil, France

Il est rappelé que toute personne peut, pour des motifs légitimes, demander la limitation au traitement des données la concernant ou s'opposer audit traitement.

Nous vous informerons qu’en cas de rectification ou effacement de vos données à caractère personnel, ainsi que de limitation des traitements, réalisés suite à une demande de votre part, nous notifierons lesdites modifications aux personnes auxquelles nous avons communiqués vos données, à moins qu’une telle communication s’avère impossible.

11. Portabilité de vos données à caractère personnel

Vous disposez d’un droit à la portabilité des données à caractère personnel que vous nous aurez fournies, dans le cadre de la procédure de recrutement. Nous vous rappelons que ce droit ne porte pas sur les données collectées et traitées sur une autre base légale que le consentement ou l’exécution du contrat nous liant.

Ce droit peut être exercé gratuitement, à tout moment, afin de récupérer et de conserver vos données à caractère personnel.

Dans ce cadre, nous vous adresserons vos données à caractère personnel, par tous moyens jugés utiles, dans un format ouvert standard couramment utilisé et lisible par machine, conformément à l’état de l’art.

12. Introduction d’une réclamation devant une autorité de contrôle

Vous êtes également informés que vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente, (la Commission Nationale Informatique et Libertés pour la France), dans l’Etat membre dans lequel se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu où la violation de vos droits aurait été commise, si vous considérez que le traitement de vos données à caractère personnel objet de la présente Charte constitue une violation des textes applicables.

Ce recours pourra être exercé sans préjudice de tout autre recours devant une juridiction administrative ou juridictionnelle. En effet, vous disposez également d’un droit à un recours administratif ou juridictionnel effectif si vous considérez que traitement de vos données à caractère personnel objet de la présente Charte constitue une violation des textes applicables.

13. Communication relative à une violation de données à caractère personnel

Si nous constatons une faille de sécurité dans le traitement de vos données susceptibles d’entraîner un risque élevé pour vos droits et libertés, nous vous en informerons dans les meilleurs délais. Nous vous détaillerons à cette occasion la nature de la violation rencontrée et les mesures mises en place pour y mettre un terme.

14. Modifications

Nous nous réservons le droit, à notre seule discrétion, de modifier à tout moment la présente charte, en totalité ou en partie. Ces modifications entreront en vigueur à compter de la publication de la nouvelle charte.

15. Entrée en vigueur

La présente charte est entrée en vigueur le 17 juillet 2023.